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パスポートや印紙代の経費の勘定科目は?【確定申告】

パスポートの勘定科目は?確定申告
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仕事で海外出張やメンテナンス作業など海外で仕事をする場合があります。

海外へ行くのに必要なパスポートやパスポートの取得にかかる印紙代や写真代なども経費として処理することができます。

今回はパスポートにかかる費用について、帳簿につける勘定科目・仕訳について記載しています。

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パスポートの勘定科目は?

パスポートの発行手数料の勘定科目は租税公課で処理するのが一般的です。

税理士によっては旅費交通費として処理するケースもあるようですが、収入印紙なので租税公課の方が良いように思います。

16,000円の収入印紙を現金で支払った場合。

借方科目借方金額貸方科目貸方金額
租税公課16,000現金16,000

ちなみにパスポートに取得に必要な証明写真雑費消耗品で処理するのが一般的です。

パスポートが経費として扱えるのか?と言う基準は仕事でパスポートが必要である事が条件となります。

また、仕事でパスポートが必要な場合はパスポートの取得にかかる費用は全額経費として処理することができます。

パスポートを更新した場合の勘定科目は?

パスポートを更新した場合も同様に勘定科目は租税公課で仕訳するのが一般的です。

ちなみにパスポートを経費扱いする場合は海外出張に行ったと言う証拠が必要です。

・訪問先の会社名や資料
・スケジュール
・出張内容

などを保管することをおすすめします。

個人事業主の場合で、プライベートで海外に行くこともある方は家事按分で処理する必要が考えられます。

会社経営で従業員のパスポート代の経費については、社内規則で年間ごとに分割で従業員へ渡す費用を決めている場合や、何パーセントまで会社が負担するかを決めている会社もあります。

パスポートは5年、10年と有効期限が長いので、途中で退社される場合などを考えて社内規則を設けているのと従業員もプライベートでパスポートを使用できるので、これらを考慮したものと考えられます。

パスポートが経費として認められない場合

パスポートの取得費用が経費として認めらないケースとしては、

①プライベートでパスポートを取得した場合
②仕事と証明できない場合
③パスポートが必要ない場合
が考えられます。

プライベートの利用はもちろん仕事とは関係がないので経費にはなりません。

仕事と証明できない場合については、聞かれたら何かしら答える事ができる証拠が必要と言うことです。

・訪問先
・担当者の名刺
・何をしたか
・どのくらいの期間
・宿泊先

などです。

取引につながっていれば、仕入れや請求書の会社名と一致するので証拠として説明しやすくなりますね。

パスポートが必要ない場合は、経費として扱えない可能性が高いです。

そもそも仕事に必要がないのでパスポートを取得する意味がありません。

海外出張の予定があり急にキャンセルになった場合は経費として認められる可能性がありますね。

・SARSや新型コロナウイルスなどで現地に行けなくなった場合
・海外メンテナンスの依頼が来たがキャンセルになった場合

これらの場合は、実際に海外には行っていませんが依頼があった時点でパスポートを準備するのは自然な行動だと言えます。

その予定がキャンセルになったのであれば、やはり証拠として依頼内容のやりとりを残し説明できるようにすることが望ましいと思います。

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