個人識別番号として配布されているマイナンバーですが、利用する機会が少なく、保管し忘れている方もいるのではないでしょうか？
実際のところ、大切に管理しなければならないものなのですが、用途をちゃんと把握すれば、マイナンバーに対する考え方が変わってくるかもしれません。
一般的な個人、個人事業主を含む自営業、法人化による会社組織によっても、使い方に特徴が出てきますので、それぞれの用途別にマイナンバーについて確認しておきましょう。
マイナンバーの用途【一般】
マイナンバーは、日本在住の方を対象に発行されるもので、出生から現在に至るまで国内に住んでいる方、海外から移住して国内に住んでいる方が該当します。
マイナンバーを知る方法は大きく分けて3通りとなっています。
通知カード
対象の自治体へ、初めて国内での居住手続きを申請した際に、行政より個人認識番号として12桁の数字が発番されます。
発番された数字は通知カードとして、一度だけ、居住申請した住所へ送られることになります。
住民票（マイナンバー付き）
通知カードを紛失してしまった場合など、自分のマイナンバーが分からなくなってしまうことがよくあります。
そのような時には、住民票を取得することで解決できるのですが、申請時に「マイナンバー付きの住民票」と言えば、マイナンバーが印刷された状態で手に入れることができます。
マイナンバーカード
行政が多目的に活用できるよう施策したプラスチックカードで、顔写真や非接触型ICチップが埋め込まれており、身分証明書やマルチメディアの機器にも対応しています。
カード発行方法は、指定の申請書、顔写真、通知カード（もしくは住民票）を対象の自治体へ提出することになります。
このうち、単一で身分証明書として有効となるのは、マイナンバーカードのみで、通知カードや住民票は、自分のマイナンバーだと証明するために、公的な身分証明書（運転免許証、パスポートなど）とセットにしなければ有効とはなりません。
個人として、マイナンバーの一般的な使い道は、公的機関や民間事業者からマイナンバーを求められた際に提示する場合がほとんどとなっています。
公的機関では、
・社会保障
・税金
・災害対策
の3つを柱に、個人識別番号としてマイナンバーを使った管理をおこなっています。
民間事業者では、本人の代わりに
・社会保障
・所得
・税金
を申請する場合などで管理することが許されており、例えば、金融機関や保険会社、就職先の企業などが該当します。
なお、マイナンバーカードのみ対象となりますが、いくつかの付帯サービスがあり、その用途へ広がりを見せています。
・様々なケースで本人確認をする際に、身分証明書として利用できます
・パソコンやスマートフォンを使った手続きをする際に、電子証明書として利用できます
・コンビニ等で住民票や印鑑証明書を発行する際に、電子証明書として利用できます
この他にも、保険証カードや印鑑証明カードなど、マイナンバーカードへ集約することが期待されています。
マイナンバーの用途【自営業】
個人事業主を含む自営業者の方は、一般的なマイナンバーの使い方とは違った用途が存在します。
2通り考えられますが、1つ目は、仕事を受ける際に、発注者側へマイナンバーを提示することになります。
法人化した会社間での取引とは違い、業務委託のように個人もしくは少数で仕事を受ける場合、成果報酬として給与に近い形でお金を受け取ることがよくあります。
そのような場合、発注者側では誰に支払ったのか、マイナンバーを通して税務申告することになるため、個々のマイナンバーを求められることが考えられます。
2つ目は、自分が発注者側に立って、仕事を依頼する際に、請負者側へマイナンバーの提示を求めることになります。
理由は先の通りで、今度はマイナンバーを通して、税務申告する立場に変わることになるからです。
これ以外に、個人収入に対する確定申告をおこなう際にもマイナンバーを提示することが考えられます。
税金の還付金を確定させる源泉徴収票、納税申告後に乖離がないか確認する税務調査の一環として、取引先や金融機関との関係性に対し、税務署でマイナンバーを活用することになってきます。
マイナンバーは、用途が限定されているため、その他の目的で使用してはいけませんので注意が必要となってきます。
また、個人情報に該当しますので、ガイドラインに沿った管理を厳守しなければなりません。
マイナンバーの取り扱いについて
＜機密＞
情報セキュリティー対策に沿った資料として取り扱うことになります。
マイナンバーを管理する責任者を決めて、その責任者が業務に関する作業を把握して、作業終了の際にも、メモ書きやパソコン上で不要な記載がされていないか確認しまします。
＜保管＞
基本的にマイナンバーの情報を保管することは許されていませんが、行政より許可を受けている民間事業者であれば、漏洩されないことを前提に保管することが可能となります。
書類の保管はカギ付きの金庫など、電子媒体の保管はパスワード保護されたハードディスクなどが該当します。
＜破棄＞
マイナンバーの情報に関する破棄についても、どのように処分したのか記録しておく必要があります。
書類の破棄はシュレッダーなど、電子媒体の破棄は専用ソフトなどによる物理削除が義務化されています。
マイナンバーの用途【会社・法人】
法人化した会社ではマイナンバーはどのように使われているのでしょうか？
マイナンバーに関する作業は、雇用した従業員の個人識別番号として保管するものと、会社ごとに発番された法人識別番号として保管するものとに分かれてきます。
雇用した従業員の個人識別番号の用途
・源泉徴収票作成
給与所得や退職所得に関して、年末調整時期になると本人に代わって納税を確定させることになりますが、証書として作成する源泉徴収票へマイナンバーを記載する必要があります。
・雇用保険届出
従業員は雇用保険へ加入することになりますが、申請の際にマイナンバーを記載する必要があります。
・健康保険および年金届け出
国民保険（健康保険と国民保険）、もしくは社会保険（健康保険と厚生年金）の切り替えをおこなうことになりますが、申請の際にマイナンバーを記載する必要があります。
・その他手続き
事故や災害にあった場合など、労働者災害補償保険法に関する事務処理をおこなうことになりますが、申請の際にマイナンバーを記載する必要があります。
これらに関しては、マイナンバーの用途【自営業】で記述した通り、機密・保管・破棄に対して、ガイドラインに沿った管理を厳守しなければなりません。
会社ごとに発番された法人識別番号の用途
一方、会社ごとに発番された法人識別番号の用途ですが、機密性はなく、用途についても制限はありません。
マイナンバーの三原則
・行政の効率化
・国民の利便性の向上
・公平・公正な社会の実現
は、個人識別番号と変わりありませんが、法人識別番号には第四の原則として、
・新たな価値の創出
というものが掲げられています。
新たな価値の創出とは、行政機関だけで法人識別番号を利用するのではなく、民間事業者でも自由に使って活用術を見出すことを促進しています。
個人識別番号と同様に、法人識別番号も原則として生涯変更されることはありません。
例えば、取引先の情報を法人識別番号で管理してしまえば、屋号や拠点が変わったとしても、決済報告などの行政機関の提出に手間をかけるようなことはありません。
また、法人識別番号は公開されていますので、会社経営に問題はないか、新たな取引先として適切か、といった信用調査をする際にも活用することが可能です。
マイナンバーの用途【まとめ】
マイナンバーの用途についてまとめをしておきます。
マイナンバーは、
・一般的な個人
・個人事業主を含む自営業
・法人化による会社組織
によって用途が変わってきます。
一般的な個人は、公的機関や民間事業者からマイナンバーを求められた際に提示する場合がほとんどとなっており、マイナンバーカードに関しては、身分証明書や電子証明書としての付加価値が備わっています。
個人事業主を含む自営業では、仕事の受発注に関する提示、確定申告に関する提示に用いられることがあります。
法人化による会社組織では、従業員の事務手続きを代行するためにマイナンバーの提示を求めることになりますが、さらに、会社版マイナンバーと呼ばれている法人識別番号も同時に管理することになります。
マイナバーのうち、個人識別番号は機密性が高く、用途に制限をかけたり、保管（破棄）方法を厳守したりする必要があり、取り扱いには十分気を付けなければなりません。
反対に、法人識別番号は一般公開されていることから、用途に制限がありませんので、多目的に活用することができます。
マイナンバーの管理について改めて確認するとともに、その用途についても、問題がないか確認しておくよう心がけが必要です。
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